Artykuł

Efektywność menadżera to klucz do sukcesu każdego zespołu i organizacji. Według badań przeprowadzonych przez McKinsey, menedżerowie, którzy wprowadzają świadome nawyki do swojej codziennej pracy, mogą zwiększyć produktywność zespołu nawet o 25%. Jakie nawyki warto wprowadzić, aby zarządzanie było bardziej skuteczne i przynosiło lepsze rezultaty? Odpowiedzi na to pytanie poszukamy w tym artykule

1. Planowanie dnia z wyprzedzeniem – wykorzystaj Macierz Eisenhowera

Jednym z kluczowych nawyków efektywnych menadżerów jest planowanie. Korzystając z Matrycy Eisenhowera, możesz z łatwością uporządkować swoje zadania według ich priorytetów. Podział zadań na pilne, ważne, mniej ważne i te, które można delegować, pomoże Ci uniknąć "gaszenia pożarów" i skupić się na długoterminowych celach.

Jak to działa w praktyce?
Wyobraź sobie, że masz 10 różnych zadań na dzień. Zamiast realizować je w przypadkowej kolejności, dzielisz je według pilności i ważności. Zadania pilne i ważne realizujesz najpierw, a te mniej istotne delegujesz swojemu zespołowi. Dzięki temu unikasz chaosu i zarządzasz swoim czasem skuteczniej.

2. Regularne ustalanie celów SMART

Model SMART to kolejny potężny nawyk efektywnego menadżera. Cele powinny być:

• Specific (konkretne),
• Measurable (mierzalne),
• Achievable (osiągalne),
• Relevant (istotne),
• Time-bound (określone w czasie).

Wprowadzając ten model do codziennej pracy, łatwiej ustalisz cele zarówno dla siebie, jak i dla swojego zespołu, co zwiększy szanse na ich realizację.

Przykład:
Zamiast postawić cel "zwiększenie sprzedaży", formułujesz go jako "zwiększenie sprzedaży o 10% w ciągu najbliższych 3 miesięcy poprzez rozwój sieci kontaktów na LinkedIn". Taki cel jest konkretny, mierzalny i określony w czasie.

3. Budowanie pewności siebie i poczucia własnej wartości menadżera i zespołu

Efektywny menadżer to taki, który posiada odpowiednie umiejętności i potrafi budować poczucie własnej wartości – zarówno u siebie, jak i u swojego zespołu. Pewność siebie przekłada się na lepsze podejmowanie decyzji, większą asertywność oraz skuteczność w realizacji celów.

Jak budować pewność siebie? - więcej o Pewności Siebie przeczytasz tutaj

• Świadomość sukcesów - regularnie przypominaj sobie o osiągniętych sukcesach. Ustalaj cele, które są możliwe do zrealizowania, i celebruj ich osiągnięcie.
• Mentoring i coaching - prowadź regularne sesje z członkami zespołu, oferując konstruktywny feedback. Pomaga to budować ich pewność siebie oraz poczucie wartości.
• Rozwój osobisty - nieustanne zdobywanie nowych umiejętności i rozwój kompetencji pozwala na budowanie stabilnej podstawy pewności siebie.

Zespoły, które czują się pewnie w swoich umiejętnościach, osiągają lepsze wyniki i są bardziej zaangażowane w realizację zadań.

4. Zarządzanie emocjami i stresem – ćwiczenia oddechowe i mindfulness

Efektywni menadżerowie zdają sobie sprawę, że zarządzanie zespołem to nie tylko zadania i projekty, ale także emocje. Wprowadzenie nawyku codziennej medytacji lub ćwiczeń oddechowych może znacząco poprawić zdolność do radzenia sobie ze stresem.

Przykładowe ćwiczenia oddechowe:

• Technika 4-7-8: Wdech przez 4 sekundy, zatrzymanie oddechu na 7 sekund i wydech przez 8 sekund. To skuteczna metoda na szybkie obniżenie poziomu stresu.
• Głębokie oddychanie przeponowe: Zrelaksowanie ciała poprzez głębokie, powolne oddychanie, które zwiększa przepływ tlenu do mózgu i uspokaja system nerwowy.

Mindfulness w praktyce:
Wprowadzenie do codziennej rutyny krótkich sesji mindfulness może poprawić koncentrację, obniżyć poziom stresu i zwiększyć zdolność do podejmowania decyzji. Aplikacje takie jak Headspace czy Calm pomogą wdrożyć te praktyki na co dzień.

5. Delegowanie zadań – proces i model 5W

Delegowanie zadań to kluczowy proces w pracy każdego menadżera. Nie chodzi tylko o przekazanie zadania, ale o umiejętne dopasowanie odpowiednich zadań do odpowiednich osób.

Model delegowania 5W:

• What? – Co dokładnie ma być zrobione?
• Why? – Dlaczego to zadanie jest ważne?
• Who? – Kto jest odpowiedzialny za jego realizację?
• When? – Na kiedy zadanie ma być wykonane?
• Where? – Gdzie będzie odbywać się praca nad zadaniem?

Korzystanie z modelu 5W daje jasność co do oczekiwań i odpowiedzialności, co zwiększa efektywność pracy zespołu. W połączeniu z narzędziami do zarządzania projektami, jak Asana czy Trello, delegowanie staje się procesem przejrzystym i skutecznym.

Efektywny menadżer buduje swoją skuteczność nie tylko poprzez zdobywanie nowych umiejętności, ale także poprzez wprowadzanie odpowiednich nawyków do swojej codziennej pracy. Planowanie, ustalanie celów, zarządzanie emocjami oraz umiejętne delegowanie zadań to kluczowe elementy, które mogą znacząco zwiększyć efektywność zarządzania.

Dzięki tym praktykom menadżerowie mogą osiągnąć lepsze wyniki, zbudować silne zespoły oraz osiągnąć sukces zarówno na poziomie indywidualnym, jak i zespołowym.

FAQ – najczęściej zadawane pytania dotyczące nawyków efektywnego menadżera:

1. Jakie ćwiczenia mogę wprowadzić, aby lepiej zarządzać stresem?
Technika 4-7-8 oraz głębokie oddychanie przeponowe są prostymi, ale bardzo skutecznymi metodami, które można wprowadzić w dowolnym momencie dnia.

2. Jak budować pewność siebie w zespole?
Regularne podkreślanie osiągnięć, wspieranie rozwoju pracowników oraz konstruktywny feedback pomagają w budowaniu pewności siebie i poczucia własnej wartości w zespole.

3. Czy model SMART może być stosowany w każdym typie zadań?
Tak, model SMART jest elastyczny i można go stosować w różnych typach zadań – od operacyjnych po strategiczne, ponieważ pomaga w precyzyjnym określeniu celu.

4. Jak skutecznie delegować zadania, aby zespół czuł się zaangażowany?
Warto korzystać z modelu 5W, który jasno określa, co ma być zrobione, dlaczego jest to ważne i kto jest za to odpowiedzialny. To buduje odpowiedzialność i zaangażowanie.

5. Jakie narzędzia pomagają w lepszym delegowaniu zadań?
Asana i Trello to doskonałe narzędzia, które pozwalają na śledzenie postępów, przypisywanie zadań do konkretnych osób i kontrolę terminów realizacji.